El Area de Gestión Administrativa y Financiera tiene como objetivo:
- Elaborar y realizar seguimiento al Plan de compras de necesidades de funcionamiento e inversión de la Secretaría de Educación y Establecimientos Educativos para la vigencia fiscal.
- Lograr transparencia en la adjudicación de contratos, ya sea por contratación directa, licitación o concurso y convenios para su normal funcionamiento.
- Agilizar los trámites correspondientes al perfeccionamiento de contratos o generación de órdenes de compra a fin de poder iniciar las actividades pertinentes de acuerdo con los términos acordados en la etapa precontractual.
- Realizar seguimiento a la actualización de los inventarios de bienes muebles e inmuebles de los Establecimientos Educativos, realizado por el Grupo de Bienes del Ente Territorial.
- Garantizar los recursos necesarios para el pago de servicios públicos de cada uno de los Establecimientos Educativos oficiales y Secretaría de Educación, ejerciendo control sobre el uso racional de los mismos mediante análisis y estudio estadístico constante.
- Planear, programar y ejecutar la atención de la infraestructura de los Establecimientos Educativos para su adecuado funcionamiento en condiciones de salubridad y seguridad, en coordinación con la Secretaría de Infraestructura del Ente Territorial.
- Elaborar el presupuesto de la Secretaría de Educación para la vigencia fiscal, con el fin de planear los recursos financieros que permitan garantizar el logro de los objetivos, planes de desarrollo, programas, subprogramas y proyectos, y obtener la aprobación del presupuesto por parte del Ente Territorial y el Concejo Municipal.
- Coadyuvar al logro de resultados y toma de decisiones de la Secretaría de Educación, mediante la administración de los recursos financieros, posibilitando la ejecución de los pagos tanto de la vigencia actual, como de la vigencia anterior.
- Cumplir con las disposiciones legales para entregar informes de retroalimentación de la ejecución presupuestal, facilitando el control mediante la utilización de los diferentes mecanismos de monitoreo, para efectuar los ajustes requeridos de manera que no se vea afectada la labor de la Secretaría de Educación.
- Realizar un registro sistemático de los hechos contables de la Secretaría de educación con el fin de suministrar resultados operacionales reales, permitiendo conocer y demostrar los recursos controlados, las obligaciones pendientes y los cambios que hubieren experimentado tales recursos.
- Generar estados contables y de actividad financiera, económica y social de forma oportuna, consistente, relevante, comprensible, verificable y razonable de las operaciones financieras del Ente Territorial, de acuerdo con la normatividad vigente.
- Verificar y consolidar la información de las instituciones educativas (Fondos de servicios educativos) de la Secretaría de Educación, de acuerdo con la normatividad vigente, con el fin de realizar seguimiento, análisis y asesoría apropiada a los mismos para una correcta utilización de los recursos.
- Asesorar al Secretario de Educación en la formulación de las políticas, planes y programas de administración, desarrollo y control de los recursos económicos, físicos y tecnológicos de la Secretaría.
- Orientar el diseño, consolidación y actualización del Plan Financiero Plurianual, el Presupuesto, con la participación de las demás dependencia de la Secretaría y tramitar oportunamente su aprobación ante la autoridad competente.
- Establecer las directrices para la prestación y actualización de los servicios informáticos.
- Establecer las directrices para la administración de tos recursos tecnológicos de las dependencias administrativas de la secretaría.
- Dirigir y orientar las políticas de Atención al Ciudadano de acuerdo con las directrices del Gobierno Municipal sobre la materia.
- liderar con el grupo de Gestión administrativa el proceso de adquisición de bienes y servicios de la Secretaría y efectuar el respectivo seguimiento a los contratos y convenios de la SEM.
- Coordinar y liderar con el grupo de Gestión administrativa y de servicios las acciones para Tramitar y expedir las certificaciones de titulación de estudios solicitadas por la comunidad, de acuerdo a la información contenida en los archivos respectivos.
- Coordinar y liderar con el grupo de Gestión administrativa y de servicios las acciones para controlar los documentos que hacen parte del sistema de gestión de calidad, incluidos los registros; de tal manera que se garantice su uso correcto y adecuado, se conserven legibles, fácilmente identificables y recuperables buscando que con éstos se proporcione evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad.
- Responder por la memoria institucional, la clasificación, organización y configuración de los archivos de gestión y su transferencia al archivo central de la secretaría. conforme a las normas que regulan la materia.
- Establecer los lineamientos generales de la gestión financiera de la entidad.
- Dirigir y controlar el desarrollo de los estudios económicos y financieros requeridos por la Secretaría de Educación Municipal
- Asegurar la aplicación e implementación de los procesos de apoyo institucional del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo a las directrices definidas por la entidad.
